Expediente municipal

El expediente municipal es un sistema de información que da soporte al conocimiento del territorio municipal y a la toma de decisiones de ordenamiento de éste. Para lo primero, el expediente está llamado a cumplir una función como archivo técnico e histórico que evidencie las dinámicas, los patrones y los procesos de cambio territorial del municipio y de memoria institucional del proceso de planeación territorial.

En relación con lo segundo, el expediente cumple una función instrumental como sustento de los diagnósticos, de la definición de políticas territoriales y de la formulación de planes, programas y proyectos de ordenamiento físico-espacial del territorio; facilita la estructuración de las labores de monitoreo y evaluación de los resultados obtenidos respecto al cumplimiento de lo planteado en el POT y da soporte a las revisiones y modificaciones de los planes o esquemas de ordenamiento territorial.

Específicamente, el expediente debe aportar información para que los municipios evalúen los resultados obtenidos en el logro de la visión y los objetivos de ordenamiento territorial y en la construcción del modelo de ocupación del territorio, y para que realicen el seguimiento y evaluación de los programas de ejecución de sus POT. En consecuencia, el expediente provee información de soporte a las administraciones municipales para la toma de decisiones correctivas relacionadas con la gestión municipal y la revisión y ajuste del POT (MAVDT, 2007, 6).

Respecto de esto último, el expediente municipal debe estar en capacidad de proveer los insumos necesarios para la elaboración un documento de seguimiento y evaluación que sustente técnicamente los ajustes que deben realizarse al POT, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 4002 de 2004 (Ídem).

Por medio de las funciones enunciadas arriba, el expediente municipal permite impulsar el desarrollo territorial, fortalecer la capacidad de gestión municipal en función de éste y garantizar la continuidad del proceso de ordenamiento territorial y el acceso a la información. En esa medida, el expediente no debe ser entendido como un documento resultado de la generación y compilación esporádica de datos e información sino como un sistema información en articulación permanente con la visión, los objetivos y las estrategias de ordenamiento del territorio municipal.

Este documento constituye por tanto, más que una propuesta definitiva, un insumo para el diseño concertado de un expediente municipal que se adapte a los requerimientos y las capacidades técnicas y operativas específica del municipio de Quimbaya y que se consolide como un mecanismo sistemático y continuado para el seguimiento la evaluación de las acciones de ordenamiento de su territorio. Ese diseño concertado deberá concretarse en los contenidos del proyecto de articulado y del documento técnico de soporte.